1.10 Mandanten
Hier finden Sie alle Daten Ihres Unternehmens. Sie haben hier auch die Möglichkeit mehrere Firmen anzulegen. Bitte füllen Sie hierbei alle Daten vollständig ein.
Mandanten neu anlegen:
Unten rechts können Sie über den Button „Neu“ Ihre Firma anlegen oder eine bestehende bearbeiten. Nachdem sich das Fenster geöffnet hat, wählen Sie bitte eine eindeutige ID (am besten fortlaufend) und tragen den Namen des Mandanten ein.
Details Adresse:
Anschließend müssen alle Daten Ihrer Firma eingetragen werden. Die Eingabebereiche sind in die Kategorien Daten / Anschrift / Bank und Konto unterteilt. Bitte stellen Sie sicher, dass alle Informationen vollständig erfasst sind.
Kopf/Fußzeile:
In diesem Bereich können Sie die Kopf- und Fußzeile individuell nach Ihren Wünschen gestalten. Sie haben die Möglichkeit, diese per Texteingabe anzupassen oder eine vorgefertigte Grafik hinzuzufügen.
Bitte beachten Sie bei der Grafik folgenden Punkt:
Die Grafik sollte eine Abmessung von 18,5 cm x 1,5 cm haben. Andernfalls wird sie automatisch skaliert.
Faktura/DTA:
Auch in diesem Bereich müssen verschiedene Daten eingegeben und ausgewählt werden. Sie können hier beispielsweise festlegen, mit welcher Rechnungsnummer die Nummerierung beginnen soll, oder das E-Mail-Konto auswählen, über das die Rechnung versendet wird.
Sonstiges:
Unter diesem Punkt können Sie auch Einstellungen für E-Mails vornehmen. Wichtig ist dabei, dass das gewünschte Dienstkonto zuvor im Reiter „Dienstkonto“ angelegt wurde.
Tankstellen/Tanküberwachung:
Tragen Sie hier eine Liste der für den Betrieb üblichen Tankstellen ein. Wird in der Fahrer-App ein Tankbeleg erfasst, der mehr als 50 Meter von einer dieser Tankstellen entfernt ist, wird automatisch eine Warn-E-Mail mit den Details an alle Empfänger im Feld „Interne Benachrichtigungen“ gesendet. Zusätzlich können bei den Fahrzeugen der typische Verbrauchswert pro 100 km sowie eine erlaubte prozentuale Abweichung hinterlegt werden. Übersteigt die vom Fahrer erfasste Tankmenge die zulässige Abweichung zum letzten Tankbeleg des Fahrzeugs, wird ebenfalls eine Warn-E-Mail versendet. Beide Funktionen dienen der Aufdeckung von möglichem Tankbetrug. Bitte beachten Sie: Damit eine Warn-E-Mail verschickt werden kann, muss mindestens eine Empfängeradresse hinterlegt sein.